Omdat we vanuit ECHO al eerder het zekere voor het onzekere wilden nemen hebben we al de eerste maatregelen getroffen om zo veel mogelijk gebruik te maken van online platforms. Gezien de recente ontwikkelingen is het duidelijk geworden dat het ook de aankomende periode niet verstandig is om fysieke bijeenkomsten te organiseren of langs te komen op werkbezoek, ook al stonden die wel op de planning voor de aankomende periode. Er is bekend gemaakt dat hoger onderwijsinstellingen de komende weken gesloten zullen blijven en zowel ECHO als velen van jullie werken vanuit huis.
Wat betekenen deze nieuwe omstandigheden voor S4S?
Zoals we van velen van jullie al weten gaan de projectwerkzaamheden achter de schermen en online zo goed als door. Duidelijk is dat enkele dingen omtrent S4S de komende tijd anders zullen verlopen.
Online spreekuur
Om in te kunnen spelen op jullie vragen t.a.v. de voortgang van jullie S4S projecten richt ECHO extra online spreekuren in. Zo kunnen we per project met jullie meedenken en jullie projecten op maat ondersteunen, bijvoorbeeld door te bespreken welke activiteiten door kunnen blijven lopen en hoe jullie in contact blijven met jullie communities. We begrijpen heel goed dat dit uitzonderlijke situaties zijn en willen jullie zo goed als mogelijk van dienst zijn.
Deze bijeenkomst zal plaatsvinden aanstaande donderdag 26 maart van 14:00 – 16:00 uur. Sluit je graag aan, meld je dan even aan via dit aanmeldformulier. Je ontvangt uiterlijk donderdagochtend de 26ste een bevestiging met het definitieve timeslot en de link naar de online verbinding. Indien gewenst kunnen we dit ook faciliteren op donderdag 2 april van 14:00 – 16:00. Deze sessies zijn aanvullend op het reguliere S4S programma.
Gezamenlijke intervisie 23 april 2020 zal online plaatsvinden
Aanstaande 23 april stond van 15:00 – 17:00 uur voor instellingsprojecten, en van 17:30 – 20:00 uur voor studentenprojecten, een fysieke S4S intervisiebijeenkomst gepland. Met het oog op de huidige context willen we deze intervisie ook online faciliteren. We zullen dan vooral stil staan bij hoe het gaat met jullie verschillende projecten en hoe jullie omgaan met de huidige uitdagingen. Zo kunnen jullie vooral met elkaar van gedachten wisselen en casussen bespreken. Hiervoor stuurt ECHO t.z.t. ook een link naar de online verbinding rond.
Bijeenkomst in mei wordt verzet
Na overleg met het ministerie van OCW is besloten om de brede bijeenkomst die gepland stond voor eind mei te verschuiven naar het najaar. Hiervoor worden t.z.t. de minister van OCW en interessante partners en stakeholders uitgenodigd. In mei zal dan ook geen brede bijeenkomt worden georganiseerd, wel zullen we op een nader te bepalen moment – waarschijnlijk halverwege juni – een bijeenkomst organiseren waarin we als S4S community reflecteren op de opbrengsten van de projecten in aanloop naar het einde van het collegejaar. Hierover volgt later meer.
Financiële verantwoording bij tussenrapportage
De deadline voor het indienen van de eerstvolgende tussenrapportage blijft staan op 27 maart. Omdat we begrijpen dat het voor sommige projecten lastig is om de financiële verantwoording af te maken, doordat sommige projecten afhankelijk zijn van instellingen die nu gesloten zijn, is het dan ook geen probleem om dit deel later in te dienen. Als ECHO de inhoudelijke rapportage maar wel eind maart ontvangt.
Werkbezoeken
ECHO heeft al sommige werkbezoeken gehad, maar we zijn nog niet bij jullie allemaal langs geweest. Aangezien de fysieke werkbezoeken de komende periode lastig in te plannen zijn neemt ECHO individueel contact op met jullie projecten om mini-interviews online af te nemen.
Tot slot, we beseffen dat dit veel veranderingen zijn in korte tijd. Het zijn natuurlijk ook uiterst bijzondere omstandigheden en dat vergt wat creativiteit en samenwerking van ons allemaal. Maar we ben er zeker van overtuigd dat we er met zijn allen wat moois van kunnen maken. Voor nu, let op jezelf en zorg voor elkaar – stay safe en tot snel!
Mochten jullie nog overige vragen hebben dan kunnen jullie contact opnemen met Josefien door te mailen naar Josefien@echo-net.nl of te bellen naar 0618257003.